Сьогодні все більше підприємців в Україні замислюються над тим, як впровадити та використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО) у своїй діяльності. Особливо актуальним стало питання про програмні РРО (ПРРО), які є альтернативою класичним касовим апаратам і надають низку переваг бізнесу.
Розглянемо, що таке РРО, чим ПРРО відрізняються від традиційних пристроїв, хто зобов’язаний користуватися програмними РРО, а кому дозволено працювати без них.
- Що таке РРО та навіщо він потрібен
- Програмні РРО: швидка й сучасна альтернатива
- Чим ПРРО кращі за традиційні апарати
- РРО та ПРРО: основна різниця
- Хто зобов’язаний користуватися програмними РРО
- Основні категорії, які мають використовувати РРО/ПРРО
- Хто може не застосовувати РРО та ПРРО
- Обов’язкова реєстрація (П)РРО
- Які дані програмуються
- Як передаються електронні звіти до ДПС
- Як діяти, якщо кошти надійшли поза робочим часом
- Чи можна обійтися без (П)РРО при торгівлі у селі
- Де отримати консультацію щодо РРО/ПРРО
Що таке РРО та навіщо він потрібен
Реєстратор розрахункових операцій (РРО) – це фіскальний касовий апарат, за допомогою якого контролюється обіг готівкових і безготівкових коштів, реєструються продажі товарів і послуг, а також відстежується рух товарних запасів. В Україні використання РРО регулюється Законом «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
Основна мета – забезпечити прозорі й підконтрольні державі розрахункові операції. Тому всі суб’єкти господарювання, які приймають оплату готівкою чи платіжними картками, повинні знати, коли і як їм необхідно використовувати такі пристрої.
Програмні РРО: швидка й сучасна альтернатива
Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) – це фактично програма, яку можна встановити на будь-який зручний гаджет (смартфон, планшет, комп’ютер). Головна умова – пристрій має мати доступ до інтернету, аби передавати інформацію про розрахункові операції на сервер Державної податкової служби (ДПС).
Чим ПРРО кращі за традиційні апарати
- Швидке оформлення. Реєстрація програмних РРО потребує менше часу.
- Оперативна фіскалізація. Дані за кожною операцією майже миттєво відправляються в ДПС.
- Не потрібне окреме техобслуговування. Програму можна легко оновити при зміні законодавчих норм.
- Зручний формат. ПРРО підходять для бізнесу, що не має постійних роздрібних точок, зокрема ІТ-проєктів чи сервісів, де з клієнтом контактують онлайн.
Традиційні ж касові апарати (РРО) залишаються слушними для «класичного» роздрібного бізнесу й там, де потрібен стаціонарний пристрій (наприклад, магазин, кафе, перукарня). Головні плюси класичних РРО – цільове використання апарату, дисципліна персоналу, а також можливість сервісного центру захищати підприємця перед податковою.
РРО та ПРРО: основна різниця
- Фізичний vs. програмний пристрій. РРО – це конкретний апарат (касовий апарат, електронний таксометр тощо). ПРРО – це встановлена програма на будь-якому ґаджеті.
- Способи фіскалізації. Для традиційного РРО фіскалізація здійснюється через апарат і відповідну стрічку, тоді як ПРРО надсилає електронні чеки безпосередньо на сервер ДПС.
- Гнучкість. Програмний РРО дає змогу продавати товари й послуги де завгодно, де є інтернет, а класичний РРО частіше прив’язаний до фізичного місця.
Хто зобов’язаний користуватися програмними РРО
З 1 січня 2022 року більшість суб’єктів господарювання мають обов’язково застосовувати РРО або ПРРО. Це стосується як юридичних осіб, так і ФОП, які отримують оплату від покупців (готівкою чи через платіжні картки, включно з інтернет-еквайрингом).
Основні категорії, які мають використовувати РРО/ПРРО
- Суб’єкти господарювання, що реалізують технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом.
- Ті, хто продає лікарські засоби й вироби медичного призначення.
- Підприємці, які торгують ювелірними виробами.
- ФОП (крім першої групи), котрі приймають розрахунки готівкою чи картками.
Хто може не застосовувати РРО та ПРРО
Законом передбачено винятки для тих, хто не зобов’язаний встановлювати касові апарати. У першу чергу це платники єдиного податку першої групи:
- Вони не використовують найману працю.
- Здійснюють виключно роздрібну торгівлю на ринках або надають побутові послуги населенню.
- Їхній річний дохід не перевищує 1 млн 85 тис. 500 грн.
Також РРО можна не використовувати за певних специфічних умов, наприклад, при продажу продукції власного виробництва, реалізації газет та журналів із лотків, торгівлі водою або молоком з автоцистерн тощо. Однак список винятків досить великий і неоднозначний. Тому варто звернутися безпосередньо до податкових органів, щоб уточнити вимоги для вашого виду діяльності.
Обов’язкова реєстрація (П)РРО
Перед початком роботи кожен касовий апарат чи програмний РРО потрібно зареєструвати в Державній податковій службі (ДПС). Для звичайного РРО необхідно:
- Перевірити, чи внесений пристрій у державний реєстр РРО.
- Укласти договір на сервісне обслуговування з Центром сервісного обслуговування.
Якщо ж говорити про програмний РРО, то при його реєстрації фіскальний сервер ДПС автоматично формує та присвоює фіскальний номер. Важливо, що цей номер залишається з ПРРО навіть у разі перереєстрації чи внесення змін.
Які дані програмуються
- Товари і послуги: код, назва, ціна, кількість, група оподаткування тощо.
- Повідомлення в чеку: у «шапці» зазначають назву організації, адресу встановлення каси, ІПН та фіскальний номер апарату або програми.
- Касири: фіксують прізвище того, хто здійснює розрахунок, щоб легко визначати відповідального працівника.
- Відділи й групи: товари об’єднують за групами (для зручності обліку та отримання окремих звітів).
Як передаються електронні звіти до ДПС
Усі електронні звіти надсилаються на сервер податкової. Це може бути як дротове, так і бездротове підключення. Конкретний спосіб передачі залежить від моделі РРО чи застосованої програми для ПРРО. Головне – забезпечити стабільний зв’язок, щоб коректно надсилати дані.
Як діяти, якщо кошти надійшли поза робочим часом
Якщо ви отримали оплату за товари чи послуги після закриття робочої зміни (через інтернет або платіжну систему), тоді (П)РРО необхідно застосувати не пізніше наступного робочого дня. При цьому важливо дотримуватися хронології надходжень, тобто проводити операції в порядку фактичного отримання платежу.
Чи можна обійтися без (П)РРО при торгівлі у селі
Законодавство дозволяє фізичним особам – підприємцям (у тому числі платникам єдиного податку), які торгують у селі чи селищі непідакцизними товарами, здійснювати розрахунки без застосування РРО або ПРРО з використанням книги обліку розрахункових операцій (КОРО). Проте ця норма не діє, якщо:
- У тому самому торговельному об’єкті продаються підакцизні товари.
- Підприємець одночасно веде дистанційну торгівлю (наприклад, через інтернет).
- Місцева влада прийняла рішення про обов’язкове застосування РРО та/або ПРРО.
Де отримати консультацію щодо РРО/ПРРО
Якщо ви не впевнені, чи потрібен саме програмний РРО у вашому випадку або у вас виникають додаткові запитання, можна:
- Звернутися до Контакт-центру ДПС за номером 0-800-501-007 (безкоштовно з міських номерів).
- Написати на електронну пошту idd@tax.gov.ua (у темі листа бажано вказувати «6005»).
- Скористатися Загальнодоступним інформаційно-довідковим ресурсом (ЗІР), де у розділі «Запитання-відповіді з Бази знань» (категорія 109) зібрано багато інформації з реєстрації та застосування РРО/ПРРО.
Програмні РРО – зручний інструмент для сучасного бізнесу, що дозволяє швидко й легко реєструвати розрахункові операції без додаткових витрат на обслуговування касових апаратів. Водночас не слід забувати про законодавчі вимоги, оскільки невиконання правил застосування (П)РРО може призвести до штрафів. Якщо маєте сумніви щодо власної діяльності, краще звернутися до податкової або ознайомитися з роз’ясненнями у відкритих джерелах. Це дасть змогу уникнути проблем і вести бізнес прозоро та безпечно.
